Procedura di Supporto
1. INTRODUZIONE
1.1. Scopo e campo di applicazione
Il D. Lgs. 24/2023 recepisce la direttiva (UE) 2019/1937 riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione, sia in termini di tutela della riservatezza che di tutela da ritorsioni. La nuova disciplina garantisce da un lato la manifestazione della libertà di espressione e di informazione, dall’altro è strumento di contrasto e prevenzione della corruzione e dei fenomeni di cattiva amministrazione.
Lo scopo della presente procedura è quello di definire:
- le modalità di inoltro delle segnalazioni interne messe a disposizione dall’azienda;
- le modalità per la gestione delle segnalazioni delle violazioni delle disposizioni normative nazionali o dell’Unione europea;
- la tutela prevista per le persone che effettuano le segnalazioni, interne o esterne, divulgazioni pubbliche o denunce all’autorità giudiziaria o contabile;
- le modalità di svolgimento delle istruttorie successive alle segnalazioni.
1.2. Recepimento, distribuzione e aggiornamento
La presente procedura di supporto è approvata con Delibera del CdA in data 22 Gennaio 2024 e viene distribuita e diffusa con le seguenti modalità:
- pubblicazione sul sito internet aziendale;
- inserimento di un link alla pagina del sito aziendale dedicata al whistleblowing;
- pubblicazione sul sito intranet aziendale con notifica tramite mail a tutto il personale aziendale;
- svolgimento di un corso di formazione rivolto all’Organo Amministrativo e a tutti i dipendenti della Società.
2. RIFERIMENTI NORMATIVI INTERNI ED ESTERNI
- D.lgs. 10 marzo 2023, n. 24 “Attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali”
- Decreto Legislativo n.231/2001 Disciplina della Responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, delle società e delle associazioni anche prive di personalità giuridica;
Regolamento UE 679/2016 sulla protezione dei dati personali;
D.Lgs.196/2003 Codice in materia di protezione dei dati personali; - Delibera ANAC n.311 del 12 luglio 2023 Linee guida in materia di protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali. Procedure per la presentazione e gestione delle segnalazioni esterne;
- CCNL Laterizi – Industria;
- UNI EN ISO 9001:2015 Sistemi di gestione per la qualità – Requisiti;
Si fa riferimento ai termini e alle definizioni indicate nel D.Lgs. 24/2023 e nelle Linee guida dell’ANAC in materia di whistleblowing.
Si indica nel seguito il significato delle seguenti abbreviazioni:
- FC: Funzione di conformità per la prevenzione della corruzione di Società Italiana Lastre Spa
- ANAC: Autorità Nazionale Anticorruzione
3. MODALITÀ OPERATIVE
3.1. Che cosa si può segnalare (ambito oggettivo)
Le violazioni rilevanti per la presente procedura e che quindi possono essere oggetto di segnalazione includono quei comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità di Società Italiana Lastre Spa (d’ora in avanti Società) di cui il segnalante sia venuto a conoscenza nel contesto lavorativo della Società (dove l’accezione di contesto lavorativo deve necessariamente essere ampia e considerarsi non solo con riguardo a chi ha un rapporto di lavoro “in senso stretto” con l’organizzazione; quindi da intendersi esteso a qualsiasi rapporto di collaborazione anche senza vincolo di subordinazione con la Società) e che consistono in:
- illeciti amministrativi, contabili, civili o penali che non rientrano nei successivi punti 3), 4), 5) e 6);
- condotte illecite rilevanti ai sensi del decreto legislativo 8 giugno 2001, n. 231, o violazioni del Modello di organizzazione e gestione adottato dalla Società, che non rientrano nei successivi punti 3), 4), 5) e 6);
- illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea o nazionali indicati nell’allegato al d.lgs. 24/2023 ovvero degli atti nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell’Unione europea indicati nell’allegato alla direttiva (UE) 2019/1937, anche se non indicati nell’allegato al d.lgs. 24/2023, relativi ai seguenti settori: appalti pubblici, servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
- atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione di cui all’articolo 325 del Trattato sul funzionamento dell’Unione europea specificati nel diritto derivato pertinente dell’Unione europea;
- atti od omissioni riguardanti il mercato interno, di cui all’articolo 26, paragrafo 2, del Trattato sul funzionamento dell’Unione europea, comprese le violazioni delle norme dell’Unione europea in materia di concorrenza e di aiuti di Stato, nonché le violazioni riguardanti il mercato interno connesse ad atti che violano le norme in materia di imposta sulle società o i meccanismi il cui fine è ottenere un vantaggio fiscale che vanifica l’oggetto o la finalità della normativa applicabile in materia di imposta sulle società;
- atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione nei settori indicati nei precedenti punti 3), 4) e 5).
Le informazioni possono riguardare sia le violazioni commesse, sia quelle non ancora commesse che il whistleblower, ragionevolmente, ritiene potrebbero esserlo sulla base di elementi concreti.
3.2. Esclusioni (ambito oggettivo)
Non sono ricomprese tra le informazioni sulle violazioni segnalabili o denunciabili le notizie palesemente prive di fondamento, le informazioni che sono già totalmente di dominio pubblico, nonché di informazioni acquisite solo sulla base di indiscrezioni o vociferazioni scarsamente attendibili (cd. voci di corridoio).
Ai sensi del d.lgs. 24/2023 non possono essere oggetto di segnalazione, divulgazione pubblica o denuncia:
- le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all’Autorità giudiziaria o contabile che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro o di impiego pubblico, ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro o di impiego pubblico con le figure gerarchicamente sovraordinate (escluse, ad esempio, le segnalazioni riguardanti vertenze di lavoro, discriminazioni tra colleghi, conflitti interpersonali tra la persona segnalante e un altro lavoratore);
- le segnalazioni di violazioni laddove già disciplinate in via obbligatoria dagli atti dell’Unione europea o nazionali indicati nella parte II dell’allegato al d.lgs. 24/2023 ovvero da quelli nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell’Unione europea indicati nella parte II dell’allegato alla direttiva (UE) 2019/1937, seppur non indicati nella parte II dell’allegato al decreto;
- le segnalazioni di violazioni in materia di sicurezza nazionale, nonché di appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale, a meno che tali aspetti rientrino nel diritto derivato pertinente dell’Unione europea.
È necessario che la segnalazione sia il più possibile circostanziata al fine di consentire la valutazione dei fatti da parte dei destinatari. In particolare, è necessario che risultino chiare:
- le circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto oggetto della segnalazione;
- la descrizione del fatto;
- le generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto cui attribuire i fatti segnalati.
È utile anche allegare documenti che possano fornire elementi di fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione, nonché l’indicazione di altri soggetti potenzialmente a conoscenza dei fatti.
3.3. Chi può segnalare (ambito soggettivo)
Le segnalazioni oggetto della presente procedura possono essere effettuate:
- dai dipendenti della Società;
- dai lavoratori autonomi, ivi compresi quelli indicati al capo I della legge 22 maggio 2017, n. 81 (ad es. contratto d’opera, professioni intellettuali), nonché i titolari di un rapporto di collaborazione di cui all’articolo 409 del codice di procedura civile (es. rapporti di agenzia, di rappresentanza commerciale, avvocati, ingegneri che prestano le loro attività per un soggetto organizzandola autonomamente) e all’articolo 2 del decreto legislativo n. 81 del 2015 (si tratta di collaborazioni organizzate dal committente che si concretino in prestazioni di lavoro esclusivamente personali o continuative, le cui modalità di esecuzione sono organizzate dal committente), che svolgono la propria attività lavorativa presso la Società;
- dai lavoratori e collaboratori che svolgono la propria attività lavorativa per operatori economici che forniscono beni o servizi o che realizzano opere in favore della Società;
- dai liberi professionisti e consulenti che prestano la propria attività per la Società;
- da volontari e tirocinanti, retribuiti e non retribuiti, che prestano la propria attività per la Società;
- dagli azionisti e le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza della Società. La tutela delle persone segnalanti di cui ai punti precedenti si applica anche qualora la segnalazione, la denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o la divulgazione pubblica di informazioni avvenga nei seguenti casi:
- quando il rapporto giuridico di cui ai punti precedenti non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;
- durante il periodo di prova;
- successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso.
Le misure di protezione previste dalla presente procedura si applicano anche:
a) al facilitatore, individuato nella persona fisica che assiste una persona segnalante nel processo di segnalazione, operante all’interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata (a titolo esemplificativo, il facilitatore potrebbe essere il collega di un ufficio diverso da quello di appartenenza del segnalante che assiste quest’ultimo nel processo di segnalazione in via riservata, cioè senza divulgare le notizie apprese. Il facilitatore potrebbe essere un collega che riveste anche la qualifica di sindacalista se assiste il segnalante in suo nome e per suo conto, senza spendere la sigla sindacale. Si precisa che se, invece, assiste il segnalante utilizzando la sigla sindacale, lo stesso non riveste il ruolo di facilitatore. In tal caso resta ferma l’applicazione delle disposizioni in tema di consultazione dei rappresentanti sindacali e di repressione delle condotte antisindacali di cui alla l. n. 300/1970);
b) alle persone del medesimo contesto lavorativo della persona segnalante (persone legate da una rete di relazioni sorte in ragione del fatto che esse operano, o hanno operato in passato, nel medesimo ambiente lavorativo del segnalante o denunciante, ad esempio colleghi, ex-colleghi, collaboratori), di colui che ha sporto una denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o di colui che ha effettuato una divulgazione pubblica e che sono legate ad essi da uno stabile legame affettivo (rientrano in tale categorie le persone che hanno un rapporto di convivenza con il segnalante ovvero un rapporto di natura affettiva caratterizzato da una certa stabilità sia sotto il profilo temporale che sotto il profilo di condivisione di vita, anche se questo non si concretizza con la condivisione della stessa abitazione) o di parentela entro il quarto grado;
c) ai colleghi di lavoro della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o effettuato una divulgazione pubblica, che lavorano nel medesimo contesto lavorativo della stessa e che hanno con detta persona un rapporto abituale e corrente (si tratta di coloro che, al momento della segnalazione, lavorano con il segnalante ed hanno rapporti che non siano meramente sporadici, occasionali, episodici ed eccezionali ma presenti, sistematici e protratti nel tempo, connotati da una certa continuità tale da determinare un rapporto di “comunanza”, di amicizia fra le parti);
d) agli enti di proprietà della persona segnalante (casi in cui un soggetto è titolare di un ente in via esclusiva, sia in compartecipazione maggioritaria con terzi) o della persona che ha sporto una denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o che ha effettuato una divulgazione pubblica o per i quali le stesse persone lavorano (enti presso i quali lavora chi effettua una segnalazione, divulgazione pubblica o denuncia, pur non essendone proprietario. Ci si riferisce, a titolo esemplificativo, alla situazione in cui il dipendente di un’impresa che effettua un servizio di fornitura per la Società segnali o denunci una violazione avvenuta in quest’ultimo. La ritorsione potrebbe essere attuata non nei confronti del segnalante o denunciante, ma nei confronti dell’impresa in cui questo opera, mediante, ad esempio, l’interruzione anticipata del contratto di fornitura), nonché agli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo delle predette persone (tra enti può svilupparsi una fitta rete di rapporti e interconnessioni che si sostanziano, ad esempio, in accordi e collaborazioni, scambi e confronti. Pertanto, indipendentemente dalla natura delle attività che gli enti in questione svolgono, questi ultimi sono tutelati in quanto, in ragione della connessione e interrelazione con il segnalante o denunciante, potrebbero subire misure ritorsive a seguito di segnalazione, denuncia o divulgazione pubblica).
Il segnalante dovrà avere cura di riportare all’interno del testo che si tratta di una segnalazione per la quale s’intende mantenere riservata la propria identità e beneficiare delle tutele previste nel caso di eventuali ritorsioni.
3.4. Canali di segnalazione interna
La Società ha attivato i seguenti canali di segnalazione interna:
– Piattaforma informatica Whistleblowing nel footer di tutte le pagine del sito internet aziendale https://www.sil-lastre.com e nel footer di tutte le pagine del sito intranet aziendale http://silqnap/WordPress/ per tutti i dipendenti, la quale garantisce, tramite il ricorso a strumenti di crittografia, la riservatezza dell’identità della persona segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione eventualmente allegata. La piattaforma informatica WhistleblowingPA è realizzata tramite il software SAFESPEAK che attesta la sua conformità alla legge sulla gestione delle segnalazioni. Garantisce il mantenimento e l’aggiornamento della piattaforma e non richiede interventi tecnici da parte di soggetti interni o esterni all’ente. Inoltre, Whistleblowing è un servizio qualificato ACN. Alla piattaforma possono accedere solo le persone autorizzate al trattamento delle segnalazioni. Inoltre, la piattaforma consente anche l’invio di segnalazioni anonime. La piattaforma prevede una procedura guidata con specifiche domande ed all’interno della quale è possibile il caricamento anche di file documentali e audio.
– Richiesta di incontro diretto con la Funzione di Conformità per la prevenzione della corruzione da effettuare tramite piattaforma.
Nel caso di segnalazioni anonime, che è possibile effettuare solamente tramite l’utilizzo della piattaforma Whistleblowing, la Società assicura una gestione delle stesse coerente con le segnalazioni di whistleblowing di cui alla presente procedura, garantendo la riservatezza del contenuto della segnalazione, del segnalato e del segnalante, nel caso si venisse a conoscenza dell’identità di quest’ultimo, e il divieto di atti di ritorsione.
3.5. Gestione della segnalazione interna
La gestione delle segnalazioni interne è affidata alla Funzione di Conformità per la prevenzione della corruzione.
I soggetti individuati per la gestione delle segnalazioni sono tenuti al rispetto delle indicazioni che il legislatore ha posto
per assicurare sia una efficiente e tempestiva gestione della segnalazione che la tutela delle persone segnalanti.
Chi gestisce le segnalazioni:
- rilascia alla persona segnalante un avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione;
- mantiene le interlocuzioni con la persona segnalante e richiede a quest’ultima, se necessario, integrazioni;
- dà diligente seguito alle segnalazioni ricevute (un corretto seguito implica, in primo luogo, una valutazione sulla sussistenza dei requisiti essenziali della segnalazione per valutarne l’ammissibilità e poter quindi accordare al segnalante le tutele previste);
- fornisce riscontro alla segnalazione entro tre mesi dalla data dell’avviso del ricevimento.
Con riferimento ai soggetti incaricati della gestione della segnalazione, qualora si ravvisi un conflitto d’interesse rispetto alla situazione segnalazione, questi dovranno astenersi dal trattamento della segnalazione. Qualora il conflitto d’interesse riguardi la funzione di conformità per la prevenzione della corruzione la segnalazione sarà gestita direttamente dall’Organismo di Vigilanza.
3.6. La gestione delle istruttorie
Il gestore della segnalazione, entro sette giorni dal ricevimento della segnalazione, rilascia alla persona segnalante un avviso di ricevimento.
Ove necessario, ad esempio nel caso in cui quanto segnalato non sia adeguatamente circostanziato, richiede al segnalante elementi integrativi. Una volta valutata l’ammissibilità della segnalazione, come di whistleblowing, avvia l’istruttoria interna sui fatti o sulle condotte segnalate per valutare la sussistenza degli stessi.
In particolare, un corretto seguito implica, in primo luogo, nel rispetto di tempistiche ragionevoli e della riservatezza dei dati, una valutazione sulla sussistenza dei requisiti essenziali della segnalazione per valutarne l’ammissibilità e poter quindi accordare al segnalante le tutele previste. Per la valutazione dei suddetti requisiti, il soggetto che gestisce le segnalazioni può far riferimento agli stessi criteri utilizzati dall’Autorità. Ad esempio:
- manifesta infondatezza per l’assenza di elementi di fatto idonei a giustificare accertamenti;
- accertato contenuto generico della segnalazione di illecito tale da non consentire la comprensione dei fatti ovvero segnalazione di illeciti corredata da documentazione non appropriata o inconferente.
Dell’istruttoria deve essere fornito un riscontro entro tre mesi dalla data dell’avviso di ricevimento della segnalazione ovvero, in caso di assenza di tale avviso (ad esempio nel caso di segnalazione effettuata di persona), entro tre mesi dalla data scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione.
Una volta valutata l’ammissibilità della segnalazione, come di whistleblowing, il gestore delle segnalazioni avvia l’istruttoria interna sui fatti o sulle condotte segnalate per valutare la sussistenza degli stessi.
Per lo svolgimento dell’istruttoria, il soggetto cui è affidata la gestione può avviare un dialogo con il whistleblower, chiedendo allo stesso chiarimenti, documenti e informazioni ulteriori, sempre tramite il canale a ciò dedicato nelle piattaforme informatiche o di persona, nel caso di segnalazione tramite incontro diretto. Ove necessario, può anche acquisire atti e documenti da altri uffici dell’amministrazione, avvalersi del loro supporto, coinvolgere terze persone tramite audizioni e altre richieste, avendo sempre cura che non sia compromessa la tutela della riservatezza del segnalante e del segnalato.
Tutti i soggetti che trattano i dati, come il personale di altri uffici eventualmente coinvolti nella gestione della segnalazione, devono essere autorizzati e debitamente istruiti in merito al trattamento dei dati personali.
Con riferimento al “riscontro” da effettuare entro il termine di tre mesi, si evidenzia che lo stesso può consistere nella comunicazione dell’archiviazione, nell’avvio di un’inchiesta interna ed eventualmente nelle relative risultanze, nei provvedimenti adottati per affrontare la questione sollevata, nel rinvio a un’autorità competente per ulteriori indagini. Tuttavia, occorre precisare che il medesimo riscontro, da rendersi nel termine di tre mesi, può anche essere meramente interlocutorio, giacché possono essere comunicate le informazioni relative a tutte le attività sopra descritte che si intende intraprendere e lo stato di avanzamento dell’istruttoria. In tale ultimo caso, terminata l’istruttoria, gli esiti dovranno comunque essere comunicati alla persona segnalante.
Qualora, a seguito dell’attività svolta, il gestore della segnalazione ravvisi elementi di manifesta infondatezza della segnalazione, ne dispone l’archiviazione con adeguata motivazione, informando il segnalante, nonché gli eventuali altri organi interni che erano stati informati della ricezione della segnalazione.
Qualora, invece, ritenga fondata la segnalazione deve comunicare l’esito dell’istruttoria all’Organo Amministrativo ovvero all’Amministratore Delegato, a seconda delle rispettive competenze. Non spetta al soggetto preposto alla gestione della segnalazione accertare le responsabilità individuali qualunque natura esse abbiano, né svolgere controlli di legittimità o di merito su atti e provvedimenti adottati dall’ente/amministrazione oggetto di segnalazione, a pena di sconfinare nelle competenze dei soggetti a ciò preposti.
Il gestore della segnalazione deve fornire informazioni al segnalante sullo stato di avanzamento dell’istruttoria e del termine di quest’ultima, dando conto delle misure previste o adottate o da adottare per dare seguito alla segnalazione e dei motivi della scelta effettuata.
3.7. Attività successiva al termine dell’istruttoria
Una volta che il gestore della segnalazione ha comunicato all’Organo Amministrativo, ovvero all’Amministratore Delegato, a seconda delle rispettive competenze, l’esito dell’istruttoria, questi attuano le azioni conseguenti più appropriate. La decisione potrebbe comprendere, a titolo esemplificativo, una o più delle seguenti azioni:
- risolvere, ritirare o modificare il coinvolgimento della Società in una transazione, contratto, ecc…;
- restituire o richiedere la restituzione di qualsiasi beneficio improprio;
- assumere misure disciplinari nei confronti dei membri del personale coinvolti (conformemente al CCNL e al Sistema disciplinare aziendale);
- denunciare la questione alle autorità.
3.8. Archiviazione
Tutte le registrazioni relative alla presente procedura sono aggiornate ed archiviate a cura della funzione di conformità per la prevenzione della corruzione per 5 anni a partire dalla data di comunicazione dell’esito della segnalazione, come meglio specificato nell’informativa dedicata e disponibile su https://www.sil-lastre.com/informativa-whistleblowing.
3.9. Segnalazione inviata ad un soggetto non competente
Qualora la segnalazione interna sia presentata ad un soggetto diverso da quello individuato e autorizzato dell’amministratore o ente, laddove il segnalante dichiari espressamente di voler beneficiare delle tutele in materia whistleblowing o tale volontà sia desumibile dalla segnalazione, la segnalazione è considerata “segnalazione whistleblowing” e va trasmessa, entro 7 giorni dal suo ricevimento, al soggetto interno competente, dando contestuale notizia della trasmissione alla persona segnalante. Diversamente è considerata quale segnalazione ordinaria.
3.10. Condizioni per l’effettuazione di una segnalazione esterna
La persona segnalante può effettuare una segnalazione esterna se, al momento della sua presentazione, ricorre una delle seguenti condizioni:
a) mancata attivazione di un canale interno di segnalazione;
b) la persona segnalante ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito;
c) la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione;
d) la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.
3.11. Canali di segnalazione esterna
La segnalazione esterna può essere inviata all’ANAC. Per il dettaglio dei canali di segnalazione attivati e delle modalità di gestione delle segnalazioni si rinvia al contenuto presente al seguente link: https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing.
L’ANAC provvede a svolgere le seguenti attività:
- fornisce a qualsiasi persona interessata informazioni sull’uso del canale di segnalazione esterna e sulle misure di protezione;
- dà avviso alla persona segnalante del ricevimento della segnalazione esterna entro sette giorni dalla data del suo ricevimento, salvo esplicita richiesta contraria della persona segnalante ovvero salvo il caso in cui l’ANAC ritenga che l’avviso pregiudicherebbe la protezione della riservatezza dell’identità della persona segnalante;
- mantiene le interlocuzioni con la persona segnalante e richiede a quest’ultima, se necessario, integrazioni;
- dà diligente seguito alle segnalazioni ricevute;
- svolge l’istruttoria necessaria a dare seguito alla segnalazione, anche mediante audizioni e acquisizione di documenti;
- dà riscontro alla persona segnalante entro tre mesi o, se ricorrono giustificate e motivate ragioni, sei mesi dalla data di avviso di ricevimento della segnalazione esterna o, in mancanza di detto avviso, dalla scadenza dei sette giorni dal ricevimento;
- comunica alla persona segnalante l’esito finale, che può consistere anche nell’archiviazione o nella trasmissione alle autorità competenti o in una raccomandazione o in una sanzione amministrativa.
L’ANAC procede, inoltre, ad inviare le segnalazioni aventi ad oggetto informazioni sulle violazioni che non rientrano nella propria competenza alla competente autorità amministrativa o giudiziaria, ivi comprese le istituzioni, gli organi o gli organismi dell’Unione europea, e dà contestuale avviso alla persona segnalante dell’avvenuto rinvio.
3.12. Denuncia all’Autorità giurisdizionale
È riconosciuta ai soggetti segnalanti anche la possibilità di rivolgersi alle Autorità nazionali competenti, giudiziarie e contabili, per inoltrare una denuncia di condotte illecite di cui questi siano venuti a conoscenza nel proprio contesto lavorativo.
Qualora il whistleblower rivesta la qualifica di pubblico ufficiale o di incaricato di pubblico servizio, anche laddove lo stesso abbia effettuato una segnalazione attraverso i canali interni o esterni citati nei paragrafi precedenti, ciò non lo esonera dall’obbligo – in virtù di quanto previsto dal combinato disposto dell’art. 331 c.p.p. e degli artt.
361 e 362 c.p. – di denunciare alla competente Autorità giudiziaria o contabile i fatti penalmente rilevanti e le ipotesi di danno erariale.
Si rammenta in ogni caso che l’ambito oggettivo degli artt. 361 e 362 c.p., disponendo l’obbligo di denunciare soltanto reati (procedibili d’ufficio), è più ristretto di quello delle segnalazioni effettuabili dal whistleblower che può segnalare anche illeciti di altra natura.
Le stesse regole sulla tutela della riservatezza e del contenuto delle segnalazioni vanno rispettate dagli uffici delle Autorità giurisdizionali cui è sporta la denuncia.
3.13. Obbligo di riservatezza
Le segnalazioni non possono essere utilizzate oltre quanto necessario per dare adeguato seguito alle stesse.
L’identità del segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità non possono essere rivelate, senza il consenso espresso del segnalante, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni. Queste ultime devono essere espressamente autorizzate a trattare tali dati ai sensi degli articoli 29 e 32, paragrafo 4, del regolamento (UE) 2016/679 e dell’articolo 2- quaterdecies del codice in materia di protezione dei dati personali di cui al decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196.
Qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell’identità del segnalante sia indispensabile per la difesa dell’incolpato, la segnalazione sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza del consenso espresso della persona segnalante alla rivelazione della propria identità. Nella presente ipotesi deve essere dato avviso alla persona segnalante mediante comunicazione scritta delle ragioni della rivelazione dei dati riservati.
La Società assicura anche la riservatezza dell’identità delle persone coinvolte o menzionate nella segnalazione ed estende a queste le medesime garanzie previste in favore della persona segnalante.
La segnalazione, nonché la documentazione allegata a quest’ultima e quella acquisita e prodotta nel corso dell’istruttoria, sono sottratti all’accesso previsto dagli articoli 22 e seguenti della legge 7 agosto 1990, n. 241, nonché dagli articoli 5 e seguenti del decreto legislativo 14 marzo 2013, n. 33.
La persona coinvolta nella segnalazione, anche su sua richiesta, può essere sentita sui fatti segnalati. Tale procedimento può avvenire anche in via cartolare attraverso l’acquisizione di osservazioni scritte e documenti.
3.14. Trattamento dei dati personali
Ogni trattamento dei dati personali raccolti con la segnalazione, compresa la comunicazione tra le autorità competenti, viene effettuato a norma del regolamento (UE) 2016/679 e del D.Lgs.196/2003.
Come richiesto all’art. 13, comma 6 del D.lgs. 24/2023, la Società ha svolto una specifica valutazione d’impatto sulla protezione dei dati derivanti dalla gestione delle segnalazioni di whistleblowing.
Tutti i soggetti coinvolti nella gestione delle segnalazioni ricevono una specifica autorizzazione al trattamento dei dati oltre ad una adeguata formazione, come previsto dagli artt. 29 e 32 del regolamento (UE) 2016/679 e 2-quaterdecies del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196.
I soggetti esterni che forniscono servizi strumentali alla gestione delle segnalazioni (es: fornitori della piattaforma informatica) sono designati quali Responsabile del trattamento ex art. 28 del regolamento (UE) 2016/679. Tali soggetti sono tenuti a fornire garanzie in merito all’adozione di adeguate misure di sicurezza conformi all’art. 32 del regolamento (UE) 2016/679 nonché ad assicurare un adeguato livello di rispetto delle vigenti disposizioni in materia di trattamento, ivi compresa l’applicazione di quanto previsto dal D. Lgs 24/2023 sulla tutela dell’identità del segnalante.
La normativa europea sulla protezione dei dati personali prevede che, in alcuni casi specifici, la legge nazionale possa limitare la portata degli obblighi del titolare del trattamento e dei diritti generalmente riconosciuti agli interessati dal CAPO III del D. Lgs.196/2003 e dal regolamento (UE) 2016/679.
In particolare, l’art. 13 comma 3 del D.lgs. 24/2023 prevede nell’ambito delle segnalazioni una limitazione dei diritti degli interessati ai sensi dell’art.2-undecies del D.Lgs. 196/2003; tale limitazione si applica quando dall’esercizio di tali diritti potrebbe derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell’identità del segnalante e delle persone eventualmente coinvolte/menzionate nella segnalazione stessa.
Pertanto, il segnalante può esercitare il diritto di accesso ai propri dati, di rettifica o integrazione, di cancellazione e di limitazione del trattamento con le modalità specificate nell’informativa resa al whistleblower.
Il segnalante, ai sensi dell’art. 77 del regolamento (UE) 2016/679, ha inoltre diritto di proporre reclamo all’Autorità Garante per la Protezione dei Dati, nel caso in cui ritenga che il trattamento violi il citato Regolamento.
L’esercizio dei diritti di cui agli artt.15 a 22 del regolamento (UE) 2016/679 può essere ritardato, limitato o escluso con comunicazione tempestiva e motivata quando dall’esercizio di tali diritti possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell’identità del segnalante come previsto dall’ articolo 2-undecies, lett. f del D. Lgs.196/2003 (in attuazione dell’articolo 23 del regolamento (UE) 2016/679.
In tali casi, i soggetti interessati possono esercitare i suddetti diritti tramite il Garante per la Protezione dei dati personali con le modalità di cui all’articolo 160 del D. Lgs.196/2003.
I trattamenti di dati personali relativi al ricevimento e alla gestione delle segnalazioni sono effettuati dalla Società nel rispetto dei principi di cui agli articoli 5 e 25 del regolamento (UE) 2016/679, fornendo idonee informazioni alle persone segnalanti e alle persone coinvolte ai sensi degli articoli 13 e 14 del medesimo regolamento (UE) 2016/679, nonché adottando misure appropriate a tutela dei diritti e delle libertà degli interessati.
3.15. Conservazione della documentazione inerente alle segnalazioni
Le segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza di cui all’articolo 12 del d.lgs. 24/2023 e del principio di cui agli articoli 5, paragrafo 1, lettera e), del regolamento (UE) 2016/679.
3.16. Divulgazioni pubbliche
La persona segnalante che effettua una divulgazione pubblica beneficia della protezione prevista dal d.lgs. 24/2023 se, al momento della divulgazione pubblica, ricorre una delle seguenti condizioni:
- la persona segnalante ha previamente effettuato una segnalazione interna ed esterna ovvero ha effettuato direttamente una segnalazione esterna, alle condizioni e con le modalità previste dal d.lgs. 24/2023 e non è stato dato riscontro nei termini previsti dalla normativa in merito alle misure previste o adottate per dare seguito alle segnalazioni;
- la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
- la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l’autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa.
4. LE MISURE DI PROTEZIONE
La Società assicura il rispetto delle misure di protezione previste al Capo III del d.lgs. 24/2023, indicate nel seguito.
4.1. Condizioni per la protezione della persona segnalante
Le misure di protezione previste nel Capo III del d.lgs. 24/2023 si applicano alle persone indicate al paragrafo 3.3. della presente procedura quando ricorrono le seguenti condizioni:
a) al momento della segnalazione o della denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o della divulgazione pubblica, la persona segnalante o denunciante aveva fondato motivo di ritenere che le informazioni sulle violazioni segnalate, divulgate pubblicamente o denunciate fossero vere e rientrassero nell’ambito oggettivo di cui al paragrafo 3.1 della presente procedura;
b) la segnalazione o divulgazione pubblica è stata effettuata sulla base di quanto previsto dal capo II del d.lgs. 24/2023.
I motivi che hanno indotto la persona a segnalare o denunciare o divulgare pubblicamente sono irrilevanti ai fini della sua protezione.
Salvo quanto previsto dall’articolo 20 del d.lgs. 24/2023, quando è accertata, con sentenza definitiva, la responsabilità penale della persona segnalante per i reati di diffamazione o di calunnia o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia all’autorità giudiziaria o contabile ovvero la sua responsabilità civile, per lo stesso titolo, nei casi di dolo o colpa grave, le tutele non sono garantite e alla persona segnalante o denunciante è irrogata una sanzione disciplinare.
Le disposizioni di cui al presente paragrafo si applicano anche nei casi di segnalazione o denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o divulgazione pubblica anonime, se la persona segnalante è stata successivamente identificata e ha subito ritorsioni, nonché nei casi di segnalazione presentata alle istituzioni, agli organi e agli organismi competenti dell’Unione europea, in conformità alle condizioni di cui all’articolo 6 del d.lgs. 24/2023. La Società assicura, pertanto, la conservazione della documentazione relativa alle segnalazioni anonime per non oltre cinque anni dalla data di ricezione della segnalazione, rendendo così possibile rintracciarle nel caso in cui il segnalante comunichi ad ANAC di aver subito misure ritorsive a causa di quella segnalazione o denuncia anonima.
4.2. Divieto di ritorsione
I soggetti di cui al paragrafo 3.3 della presente procedura non possono subire alcuna ritorsione.
Per ritorsione si intende qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della segnalazione, della denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o della divulgazione pubblica e che provoca o può provocare alla persona segnalante o alla persona che ha sporto la denuncia, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto.
Nell’ambito di procedimenti giudiziari o amministrativi o comunque di controversie stragiudiziali aventi ad oggetto l’accertamento dei comportamenti, atti o omissioni vietati ai sensi del presente paragrafo nei confronti delle persone di cui al paragrafo 5.2., si presume che gli stessi siano stati posti in essere a causa della segnalazione, della divulgazione pubblica o della denuncia all’autorità giudiziaria o contabile. L’onere di provare che tali condotte o atti sono motivati da ragioni estranee alla segnalazione, alla divulgazione pubblica o alla denuncia è a carico di colui che li ha posti in essere.
In caso di domanda risarcitoria presentata all’autorità giudiziaria dalle persone di cui al paragrafo 5.2., se tali persone dimostrano di aver effettuato, ai sensi del d.lgs. 24/2023, una segnalazione, una divulgazione pubblica o una denuncia all’autorità giudiziaria o contabile e di aver subito un danno, si presume, salvo prova contraria, che il danno sia conseguenza di tale segnalazione, divulgazione pubblica o denuncia all’autorità giudiziaria o contabile.
Di seguito sono indicate talune fattispecie che costituiscono ritorsioni:
- il licenziamento, la sospensione o misure equivalenti;
- la retrocessione di grado o la mancata promozione;
- il mutamento di funzioni, il cambiamento del luogo di lavoro, la riduzione dello stipendio, la modifica dell’orario di lavoro;
- la sospensione della formazione o qualsiasi restrizione dell’accesso alla stessa;
- le note di merito negative o le referenze negative;
- l’adozione di misure disciplinari o di altra sanzione, anche pecuniaria;
- la coercizione, l’intimidazione, le molestie o l’ostracismo;
- la discriminazione o comunque il trattamento sfavorevole;
- la mancata conversione di un contratto di lavoro a termine in un contratto di lavoro a tempo indeterminato, laddove il lavoratore avesse una legittima aspettativa a detta conversione;
- il mancato rinnovo o la risoluzione anticipata di un contratto di lavoro a termine;
- i danni, anche alla reputazione della persona, in particolare sui social media, o i pregiudizi economici o finanziari, comprese la perdita di opportunità economiche e la perdita di redditi;
- l’inserimento in elenchi impropri sulla base di un accordo settoriale formale o informale, che può comportare l’impossibilità per la persona di trovare un’occupazione nel settore in futuro;
- la conclusione anticipata o l’annullamento del contratto di fornitura di beni o servizi;
- l’annullamento di una licenza o di un permesso;
- la richiesta di sottoposizione ad accertamenti psichiatrici o medici.
4.3. Protezione dalle ritorsioni
I soggetti di cui al paragrafo 3.3 della presente procedura possono comunicare all’ANAC le ritorsioni che ritengono di avere subito. Si precisa che sono inclusi tra i soggetti che possono comunicare ad ANAC anche coloro che avendo un legame qualificato con il segnalante, denunciante o divulgatore pubblico subiscono ritorsioni in ragione di detta connessione (es. facilitatore, ecc..). L’ANAC informa immediatamente il Dipartimento della funzione pubblica presso la Presidenza del Consiglio dei ministri e gli eventuali organismi di garanzia o di disciplina, per i provvedimenti di loro competenza.
Al fine di acquisire elementi istruttori indispensabili all’accertamento delle ritorsioni, l’ANAC può avvalersi, per quanto di rispettiva competenza, della collaborazione dell’Ispettorato della funzione pubblica e dell’Ispettorato nazionale del lavoro, ferma restando l’esclusiva competenza dell’ANAC in ordine alla valutazione degli elementi acquisiti e all’eventuale applicazione delle sanzioni amministrative di cui all’articolo 21 del d.lgs. 24/2023.
È necessario che il segnalante fornisca ad ANAC elementi oggettivi dai quali sia possibile dedurre la consequenzialità tra segnalazione, denuncia, divulgazione pubblica effettuata e la lamentata ritorsione.
Gli atti assunti in violazione dell’articolo 17 del d.lgs. 24/2023 sono nulli. Le persone di cui al paragrafo 3.3 della presente procedura che siano state licenziate a causa della segnalazione, della divulgazione pubblica o della denuncia all’autorità giudiziaria o contabile hanno diritto a essere reintegrate nel posto di lavoro, ai sensi dell’articolo 18 della legge 20 maggio 1970, n. 300 o dell’articolo 2 del decreto legislativo 4 marzo 2015, n. 23, in ragione della specifica disciplina applicabile al lavoratore.
L’autorità giudiziaria adita adotta tutte le misure, anche provvisorie, necessarie ad assicurare la tutela alla situazione giuridica soggettiva azionata, ivi compresi il risarcimento del danno, la reintegrazione nel posto di lavoro, l’ordine di cessazione della condotta posta in essere in violazione dell’articolo 17 del d.lgs. 24/2023 e la dichiarazione di nullità degli atti adottati in violazione del medesimo articolo.
4.4. Misure di sostegno
È istituto presso l’ANAC l’elenco degli enti del Terzo settore che forniscono alle persone segnalanti misure di sostegno. L’elenco, pubblicato dall’ANAC sul proprio sito, contiene gli enti del Terzo settore che esercitano, secondo le previsioni dei rispettivi statuti, le attività di cui all’articolo 5, comma 1, lettere v) e w), del decreto legislativo 3 luglio 2017, n. 117, e che hanno stipulato convenzioni con ANAC.
Le misure di sostegno consistono in informazioni, assistenza e consulenze a titolo gratuito sulle modalità di segnalazione e sulla protezione dalle ritorsioni offerta dalle disposizioni normative nazionali e da quelle dell’Unione europea, sui diritti della persona coinvolta, nonché sulle modalità e condizioni di accesso al patrocinio a spese dello Stato.
4.5. Limitazioni della responsabilità
Non è punibile il soggetto di cui al paragrafo 3.3 della presente procedura che riveli o diffonda informazioni sulle violazioni coperte dall’obbligo di segreto o relative alla tutela del diritto d’autore o alla protezione dei dati personali ovvero riveli o diffonda informazioni sulle violazioni che offendono la reputazione della persona coinvolta o denunciata, quando, al momento della rivelazione o diffusione, vi fossero fondati motivi per ritenere che la rivelazione o diffusione delle stesse informazioni fosse necessaria per svelare la violazione e la segnalazione, la divulgazione pubblica o la denuncia all’autorità giudiziaria o contabile è stata effettuata secondo quanto previsto dal d.lgs. 24/2023. Quando ricorrono tali ipotesi è esclusa altresì ogni ulteriore responsabilità, anche di natura civile o amministrativa.
Salvo che il fatto costituisca reato, il soggetto di cui al paragrafo 3.3 (IL SEGNALANTE) della presente procedura non incorre in alcuna responsabilità, anche di natura civile o amministrativa, per l’acquisizione delle informazioni sulle violazioni o per l’accesso alle stesse. In ogni caso, la responsabilità penale e ogni altra responsabilità, anche di natura civile o amministrativa, non è esclusa per i comportamenti, gli atti o le omissioni non collegati alla segnalazione, alla denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o alla divulgazione pubblica o che non sono strettamente necessari a rivelare la violazione.
5. RUOLI E RESPONSABILITÀ
Attività/Azioni | Segnalante | Funzione di Conformità |
Invio della segnalazione | R | |
Redazione verbale in caso di segnalazione orale o incontro diretto | R | |
Analisi preliminare della segnalazione | R | |
Istruttoria ed esito segnalazioni 231 | R | |
Istruttoria ed esito altre segnalazioni | R | |
Predisposizione verbale | R | |
Comunicazioni con il segnalante | R |
Responsible (R): colui che esegue l’attività, avendone la responsabilità operativa;
Accountable (A): colui che ha la responsabilità finale sull’esito e sul risultato dell’attività;
6. ARCHIVIAZIONE, CONSERVAZIONE E TRACCIABILITÀ
Titolo del documento/Registrazione | Resp. Archiviazione | Modalità di archiviazione | Tempo di archiviazione |
Documentazioni inerenti alle segnalazioni | Funzione di conformità | File | 5 anni dalla comunicazione dell’esito della segnalazione |
7. ALLEGATI
Nessun allegato presente.